Aanmelden bij een ggz-praktijk kost veel mensen moeite. Wie die stap zet en daarna niets hoort, blijft achter met vragen. Is de aanmelding aangekomen? Sta ik op een lijst? Heeft het zin om te wachten, of kan ik beter ergens anders zoeken?
Stilte is zelden onwil. Berichten sturen is handwerk, en in een drukke praktijk verliest handwerk het van de zorg zelf. Toch hoeft goed berichten niet veel te zijn. Vier momenten doen het meeste werk.
1. De bevestiging bij binnenkomst
Een kort bericht op de dag van aanmelding haalt de eerste onzekerheid weg. Er hoeft niets in te staan over termijnen of uitkomsten. Alleen: uw aanmelding is ontvangen, en dit is wat er nu gebeurt.
Voorbeeld: "Beste mevrouw De Vries, uw aanmelding is bij ons binnengekomen. We bekijken deze binnen enkele werkdagen en laten u dan weten wat de volgende stap is."
2. Een verwachting bij plaatsing
Wie op de wachtlijst komt, wil vooral een eerlijk beeld. Een termijn die klopt is meer waard dan een termijn die vriendelijk klinkt. Noem de verwachte wachttijd van de praktijk en zeg erbij dat u het laat weten als die verandert.
Voorbeeld: "U staat op onze wachtlijst. Op dit moment is de verwachte wachttijd ongeveer veertien weken. Verandert dat, dan hoort u het van ons."
3. Af en toe een teken van leven
Een periodieke update hoeft niets nieuws te melden om waardevol te zijn. Het bericht zelf is de boodschap: u bent niet vergeten. Eens per maand of per zes weken is genoeg, en het is een goed moment om te vragen of iemand nog op de lijst wil blijven.
Voorbeeld: "U staat nog op onze wachtlijst. De verwachte wachttijd is op dit moment onveranderd. Wilt u niet langer wachten, laat het ons dan gerust weten."
4. De oproep, met een concreet vervolg
Als er plek is, telt snelheid. Een oproep met een concreet voorstel voor een intakemoment werkt beter dan een verzoek om zelf contact op te nemen.
Voorbeeld: "Er is plek voor een intake. We kunnen u ontvangen op dinsdag 8 september om 9.30 uur. Schikt dat niet, dan zoeken we samen een ander moment."
Klein houden, vol houden
De valkuil zit niet in de eerste maand, maar in de zesde. Berichten sturen houdt alleen stand als het bijna geen tijd kost. Leg de teksten daarom een keer goed vast als sjabloon, en spreek af wie ze verstuurt en wanneer.
Wij bouwen aan Bina, software die dit soort statuscommunicatie automatisch verstuurt terwijl de praktijk de teksten en het ritme bepaalt. We praten daarvoor met praktijken over hoe zij dit nu doen. Doet u dit anders, of juist helemaal niet? We horen het graag.