Elke praktijk wijst aanmeldingen af: de hulpvraag past niet, er is geen contract met de verzekeraar, of de wachtlijst zit vol. Wat er daarna met de gegevens van die aanmelding gebeurt, is in veel praktijken niet geregeld. De verwijsbrief blijft in de mailbox staan, de regel blijft in het spreadsheet. Dat voelt onschuldig, maar het zijn gezondheidsgegevens van iemand die nooit uw cliënt is geworden. Dit artikel zet de hoofdlijnen op een rij. Het is geen juridisch advies; leg uw eigen beleid bij twijfel voor aan uw beroepsvereniging of een privacyjurist.
Waarom de twintig jaar hier niet geldt
De bewaartermijn die iedereen kent, twintig jaar voor het medisch dossier, komt uit de WGBO en hoort bij een behandelrelatie. Wijst u een aanmelding af vóór er sprake is van onderzoek of behandeling, dan is er geen medisch dossier in de zin van de WGBO en dus ook geen twintigjarige bewaarplicht. Wat u in handen heeft, zijn persoonsgegevens waarvoor de AVG het kader is.
Dat kader is streng in de andere richting: gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, en de AVG vraagt dat u ze niet langer bewaart dan noodzakelijk voor het doel waarvoor u ze kreeg. Het doel was het beoordelen van de aanmelding. Is dat oordeel geveld en gecommuniceerd, dan is het doel bereikt.
Wat de AVG wel van u vraagt
De AVG noemt geen concrete termijn voor afgewezen aanmeldingen. Dat betekent niet dat alles mag, maar dat u zelf een termijn kiest en die kunt uitleggen. Drie ingrediënten:
- Een reden om iets te bewaren. Die is er vaak wel, kort: u wilt kunnen terugvinden wat u heeft geadviseerd als de huisarts belt, of een tweede aanmelding van dezelfde persoon herkennen. Dat rechtvaardigt een korte termijn, geen jaren.
- Een concrete termijn. Kies een periode die bij die reden past en leg hem vast in uw privacyverklaring. Dan weet de aangemelde persoon waar hij of zij aan toe is, en heeft u zelf een norm om naar te handelen.
- Naleving. Een termijn die alleen op papier bestaat is geen termijn. Er moet een moment zijn waarop de gegevens ook echt weggaan: uit de mailbox, uit het spreadsheet, uit de losse notities.
Waar het in de praktijk misgaat
Het probleem is zelden onwil, het is versnippering. Een aanmelding leeft op drie plekken tegelijk: als mail met bijlagen, als regel in een spreadsheet en als aantekening van een telefoongesprek. Wie na de afwijzing "de gegevens verwijdert", haalt meestal één van de drie weg. De verwijsbrief met de volledige voorgeschiedenis blijft in de mailbox staan, vindbaar voor iedereen met toegang tot dat postvak, jaren later nog.
Twee praktische stappen die dit kleiner maken:
- Eén plek als bron. Spreek af waar een aanmelding leeft, en behandel de rest als kopie die direct weg kan. Waarom de mailbox daarvoor een slechte kandidaat is, leest u in ons artikel over wachtlijstbeheer in de mailbox en Excel.
- Een vast opruimmoment. Bijvoorbeeld elk kwartaal een uur: alle afwijzingen ouder dan uw termijn eruit. Saai werk, maar het is het verschil tussen een beleid en een belofte.
Hoe wij dit in Bina aanpakken
Bij het ontwerpen van Bina is dit een uitgangspunt: na een afwijzing verdwijnen de gegevens na een instelbare termijn vanzelf. Niet omdat een regel het zegt, maar omdat handmatig opruimen in de praktijk niet gebeurt, en dataminimalisatie te belangrijk is om van discipline af te laten hangen. Hoe wij verder met gegevens omgaan staat op de privacysectie van onze homepage.
Hoe lang bewaart uw praktijk afgewezen aanmeldingen, en waar staan ze? Als u het antwoord niet zeker weet, is dat precies het soort inzicht waar wij naar op zoek zijn: de vragenlijst duurt drie minuten.