Een aanmelding komt binnen per mail. De volgende via ZorgDomein, en tussendoor belt er iemand. De gegevens gaan in een Excel-bestand, de mail krijgt een vlaggetje, en de wachtlijst leeft vanaf dat moment op twee plekken tegelijk.
Voor veel praktijken is dit de normaalste zaak van de wereld. En eerlijk is eerlijk: het werkt. Tot het moment dat het niet meer werkt.
Waar het misgaat
De mailbox is gebouwd om berichten te ontvangen, niet om een werkvoorraad te beheren. Een spreadsheet onthoudt wat u invult, maar herinnert u nergens aan. Samen leveren ze een paar voorspelbare problemen op:
- Dubbel werk. Gegevens uit een mail of verwijsbrief overtypen naar de lijst, en later nog eens naar het EPD.
- Stille wachtenden. Wie op de lijst staat, hoort vaak maandenlang niets. Niet uit onwil, maar omdat berichten sturen handwerk is.
- Kwetsbare kennis. De lijst klopt zolang degene die hem bijhoudt niet ziek of op vakantie is.
- Geen overzicht. Hoeveel aanmeldingen wachten er op een eerste beoordeling? Dat vraagt tellen, elke keer opnieuw.
Wat u er nu al aan kunt doen
Ook zonder nieuwe software valt er iets te winnen:
- Kies een plek. Laat de lijst op een plek leven en maak de mailbox alleen de brievenbus.
- Spreek een ritme af. Een vast moment per week voor de beoordeling van nieuwe aanmeldingen voorkomt dat ze wegzakken.
- Stuur een ontvangstbevestiging. Een kort bericht bij binnenkomst scheelt telefoontjes van mensen die niet weten of hun aanmelding is aangekomen.
- Noteer de datum van binnenkomst. Wie het langst wacht, hoort bovenaan te staan, en dat kan alleen als de datum er staat.
Waarom wij hieraan werken
Wij bouwen aan Bina, software voor precies dit stuk: alles tussen "er komt een aanmelding binnen" en "de intake staat gepland". We praten daarvoor met praktijken over hoe het er nu echt aan toegaat. Herkent u dit, of gaat het bij u heel anders? Dan horen we het graag via een gesprek van twintig minuten.